Тендеры: лучшие практики

6 апреля 2016, 10:40


Запрос коммерческих предложений (Request for proposals, RFP), является важной частью B2B бизнеса, особенно в свете развития департамента закупок компаний и активной конкуренции поставщиков за контракты.

Такой процесс конкурсного выбора необходим для поиска партнера, который поможет наилучшим образом достигать поставленные цели бизнеса. Несмотря на то, что проведение тендера может потребовать много ресурсов, но это также позволяет, как идентифицировать поставщиков предоставляющих лучший сервис и, так и провести честный отбор для партнерских отношений обеих сторон.



Некоторые запросы коммерческих предложений могут содержать 50 вопросов. «У кого есть время составить 100 вопросов?» можете Вы спросить. «И у кого будет время ответить на них?» - У тех, кто понимает из чего складывается прибыль их компаний.



Ниже представлены некоторые лучшие практики для компаний, которые хотят получить максимум от организации тендера.


Как подготовить запрос коммерческих предложений


Очень важно для компании выделить время для подготовки материалов к тендеру, также важно и для поставщика грамотно использовать отведенное ему время. Вне зависимости от масштаба Вашей компании, будь это Топ 100 или локальный бизнес, конечная цель в получении прибыли одна. Сотрудничество с плохим поставщиком может стоить Вам ценных клиентов. Партнерство с правильным поставщиком может увеличить Ваш профит.

На что стоить обратить внимание:



  • Предоставляя информацию поставщику, начните Ваш тендерный документ с краткого изложения Ваших бизнес целей.
  • Задавая сомнительные вопросы непременно получите сомнительные ответы. Избегайте повторений и однотипных вопросов, чтобы уйти от ошибочных ситуаций, когда ответы компании лучше демонстрировали бы возможности предоставления решения в точности как того требует ваша бизнес ситуация. Другими словами, это позволит видеть более полную картину и корректно оценить потенциал каждого участника.
  • Никогда шаблонно не используйте предыдущую тендерную документацию, просто заменяя наименование товаров или услуг. Наиболее эффективными процессами отбора поставщика являются те, которые максимально учитывают специфику бизнес задачи. При этом хотели бы уточнить, что это нисколько не подразумевает всегда начинать процесс по новой без учета предыдущего опыта и качественно составленных шаблонов тендерной документации.
  • Тщательно перечитайте подготовленные материалы перед отправкой их поставщикам. Активно вовлекайте владельцев бизнес-процесса (ответственных за направление в компании) в формирование RFP документов для достижения результатов, которые Вы ищете.
  • Если Вы используете онлайн инструмент для проведения тендера, убедитесь в наличии опции для респондентов предоставлять расширенные ответы или дополнительные важные материалы.
  • Если тендер является частым или комплексным процессом рассмотрите возможность нанять профессиональную компанию, которая специализируется на таких процессах.



Как подавать ответ при участии в тендере


Тендер это соревнование. И участие в нем требует достаточно больших затрат времени. На что стоит обратить внимание при подготовке коммерческого предложения, чтобы добиться выхода в финал:



  • Прочитайте тендерную документацию один раз, прочитайте ее дважды и снова перечитайте. Очень важно внимательно ознакомиться с инструкциями и материалами для того, чтобы лучше объединить опыт вашей команды с ценностями и возможностями вашей компании.
  • Если процесс позволяет, предоставьте профессиональное составленное резюме преимуществ вашего коммерческого предложения.
  • Не перегружайте ваш ответ лишними словами и деталями только лишь для заполнения отведенного места. Делайте его лаконичным и понятным насколько это возможно. Подумайте о количестве коммерческих предложений, которые потенциальный клиент может получить. У Вас может быть ограничение 20 страниц, но если Вы сможете предоставить сильный ответ на 16 страницах… сделайте это!
  • Постарайтесь понять конкурентную стратегию вашего потенциального клиента и продемонстрировать, как Ваша компания может поддержать его в этом.
  • Никогда не отвечайте однообразно и однотипно, используя одни и те же ответы. Например, вместо того, чтобы писать «предоставлено в презентации», лучше добавить выдержки из нее либо кратко перефразировать имеющейся в ней материал. Особенно это важно при процедуре «слепой» оценки (blind scoring), когда оценочная комиссия не видит наименования поставщиков и отталкивается в своих оценках только от предоставленной информации. Вы должны быть внимательными к этому, если хотите выделиться. Если Вы не готовы кропотливо подготовить ответы, лучше не тратьте время на этот тендер.
  • Досконально изучите все Ваши ответы перед отправкой. Здесь Вы как перед микроскопом.
  • Предоставьте Ваше коммерческое предложение вовремя и в соответствующем формате. Однако, это допустимо уточнить обоснованные дополнительные сроки, если Вы считаете что не было предоставлено достаточно времени для подготовки. В большинстве случаев рассматривайте это как опцию.



Перед тем как направить Ваш ответ на запрос коммерческих предложений, важно провести исследование и проанализировать насколько Ваша компания готова взять нового клиента. Без тщательного анализа потребностей нового партнера и имеющихся ресурсов с вашей стороны Вы можете подойти к исполнению договора неподготовленным.


В заключение хотелось бы отметить, что тендерный процесс является трудным как для компании-клиента, так и для поставщика, но при правильном выполнении всех условий обе стороны могут получить выгоду от нового сотрудничества.


Для получения большей информации и консультации Вы можете обратиться к нам по контактным данным на сайте.